Política de Viajes de Ejecutivos de RISK GROUP
Objetivo:
Establecer lineamientos claros y uniformes para la gestión de viajes ejecutivos, asegurando un equilibrio entre eficiencia financiera y comodidad para los ejecutivos y docentes, y garantizando la correcta distribución de responsabilidades entre la empresa y el cliente.
Alcance:
Esta política aplica a todos los viajes oficiales realizados por ejecutivos, docentes o conferencistas de la empresa, tanto a nivel nacional como internacional, en el marco de actividades de consultoría, capacitación o representación institucional.
1. Garantías Mínimas de Comodidad Ejecutiva
1.1 Clase de Viaje: Los viajes podrán realizarse en clase económica, garantizando siempre la selección previa de un asiento en ventana o pasillo. No se permitirá la asignación de asientos intermedios que generan incomodidad. El costo de la selección de asiento será asumido por el cliente. Para trayectos superiores a 6 horas, se recomienda viajar en clase ejecutiva para asegurar comodidad y descanso. Para trayectos menores a 6 horas, se podrá optar por clase económica con los mismos criterios de selección de asientos que para vuelos nacionales.
1.2 Hospedaje: El hospedaje debe realizarse en hoteles de categoría 4 estrellas o superior, garantizando una habitación individual con servicios básicos como internet de alta velocidad, desayuno incluido y condiciones adecuadas de seguridad y confort.
1.3 Alimentación: Los costos de alimentación serán asumidos por el cliente y deben corresponder a un nivel ejecutivo razonable, considerando un límite diario establecido previamente o ajustándose al costo promedio de la ciudad de destino.
2. Viáticos
2.1 Transporte Local: Los costos de transporte desde la residencia del ejecutivo hasta el aeropuerto, y viceversa, serán asumidos por el cliente. En la ciudad de destino, los traslados internos (taxis, transporte privado o equivalente) deben garantizarse en vehículos con estándares ejecutivos de comodidad y seguridad.
2.2 Uso de Vehículo Personal: En caso de que el ejecutivo utilice su vehículo personal para el traslado al aeropuerto, el cliente cubrirá los costos de gasolina, peajes y estacionamiento por el tiempo de duración del viaje.
2.3 Pago de Servicios Asociados: Los costos relacionados con alimentación, transporte, hospedaje, peajes, gasolina y demás deberán ser cancelados directamente por el cliente a los prestadores de servicios homologados por este. En caso de que el viajero deba realizar estos pagos de forma directa, los valores correspondientes deberán ser transferidos de manera anticipada a título de viáticos.
3. Facturación y Pagos Anticipados
3.1 Generación de Facturas: Se generará una factura para el pago anticipado del 100% del valor de los servicios. Esta debe ser cancelada antes de la expedición de los tiquetes aéreos y la realización del viaje.
3.2 Horas Adicionales: En caso de retrasos o la necesidad de horas adicionales a las pactadas, se generará una factura adicional por los servicios prestados fuera del tiempo inicialmente establecido. Por el solo hecho de aceptar esta propuesta, el cliente aprueba esta condición, la cual se considera una obligación expresa, clara y exigible.
4. Alojamiento y Alimentación
4.1 Alojamiento: Los costos de alojamiento serán asumidos por el cliente, bajo los lineamientos de garantizar hospedaje en hoteles de nivel ejecutivo (4 estrellas o superior).
4.2 Alimentación: Se cubrirán los costos de alimentación bajo las mismas condiciones establecidas en las garantías mínimas de comodidad.
5. Retrasos, Logística y Tiempos de Desplazamiento
5.1 Retrasos: Cualquier retraso en la logística que afecte el tiempo del ejecutivo será considerado dentro de las horas pactadas, y si excede los tiempos acordados, se facturará como horas adicionales.
5.2 Tiempos de Desplazamiento: Los tiempos de traslado desde la residencia hasta el aeropuerto, y desde el aeropuerto al lugar de la actividad, serán considerados como parte del tiempo de trabajo, facturándose como fracción del día si corresponde.
6. Política de Viajes
6.1 Cumplimiento: Todos los aspectos relacionados con transporte, alojamiento y alimentación deben seguir esta política de viajes.
6.2 Excepciones: Cualquier excepción debe ser aprobada por la gerencia general con justificación previa.
6.3 Revisión: La política será revisada periódicamente para asegurar su alineación con las necesidades de la empresa y las mejores prácticas del sector, ultima revisión y aprobación 20 de Noviembre de 2024.
Nota: Estas condiciones aplican a todas las propuestas de servicios de capacitación, consultoría o talleres que requieran desplazamientos por parte de los conferencistas, docentes o ejecutivos de la empresa.