PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS EN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (SIG)

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1. Objetivo

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El objetivo de este procedimiento es establecer los lineamientos necesarios para la creación, revisión, aprobación, distribución, almacenamiento, recuperación, retención y disposición de los documentos y registros del Sistema Integrado de Gestión (SIG) en RISK GROUP ® Este procedimiento asegura la coherencia, trazabilidad, accesibilidad y legibilidad de los documentos y registros.

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2. Alcance

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Este procedimiento se aplica a todos los documentos y registros generados interna o externamente que estén relacionados con el SIG.

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3. Responsabilidades

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• Gestor del SIG: responsable de la creación, revisión, aprobación, distribución, almacenamiento, retención, disposición y control de los documentos y registros.

• Personal de la organización: responsable de cumplir con este procedimiento y asegurar la confidencialidad e integridad de los documentos y registros.

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4. Desarrollo

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4.1. Creación y Revisión

• Los documentos del SIG serán creados por el Gestor del SIG o personal designado y revisados periódicamente.

• Los documentos deben estar correctamente identificados (código, título, fecha de creación/revisión, autor) y deben incluir un encabezado o pie de página con la información de control del documento.

 

4.2. Aprobación

• Los documentos serán aprobados por el Gestor del SIG y la alta dirección antes de su distribución y aplicación.

 

4.3. Distribución

• Los documentos aprobados serán distribuidos de forma controlada, ya sea físicamente o electrónicamente, a todas las partes relevantes de la organización.

 

4.4. Almacenamiento y Retención

• Todos los documentos y registros se almacenan en un sistema seguro y protegido, garantizando su integridad, accesibilidad y recuperación.

• Los documentos se retendrán según los periodos definidos en los requisitos legales y en la política de retención de documentos de la organización.

 

4.5. Disposición

• Los documentos obsoletos serán eliminados o destruidos de manera segura para prevenir su uso no intencionado.

 

4.6. Control

• Cada cambio o revisión de un documento será registrado en un registro de control de documentos.

• Los registros estarán siempre actualizados y serán revisados y verificados regularmente.

 

5. Registros

• Registro de control de documentos

• Registro de control de cambios

• Registro de retención de documentos y registros

 

6. Anexos

• Anexo 1: Matriz de Control Documental

• Anexo 2: Formatos por procesos

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Este procedimiento debe ser revisado y actualizado al menos una vez al año o siempre que se identifiquen oportunidades de mejora en el proceso de control de documentos y registros del SIG.

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Atentamente

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JUAN CARLOS ECHEVERRI GARCES

CEO & Founder

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Fecha de Aprobación: 16 de Enero de 2023